SELUK BELUK MENERIMA dan MENEMANI TAMU

SELUK BELUK MENERIMA dan MENEMANI TAMU

Salah satu perkerjaan yang paling sering dilakukan oleh seorang Public Relation dan seketaris adalah menerima tamu. Tamu merupakan bagian penting dalam kehidupan dan aktivitas Public Relation (PR) atau sekretaris.  Seorang tamu yang datang di institusi atau kantor mempunyai harapan untuk bertemu dengan orang yang dimaksud. Oleh karena itu tamu akan merasa kedatangannya tidak sia-sia jika dapat bertemu dengan orang yang dapat membantu persoalan terkait dengan masalah yang dihadapi oleh perusahaan atau institusi tersebut.

A.    MACAM-MACAM TAMU

Rumsari Hadi Sumarto dalam bukunya yang berjudul “ Sekretaris Profesional”, membagi tamu jadi beberapa macam berdasarkan sifat yaitu:

·         Tamu yang sudah mengadakan perjanjan:  tamu yang datang di suatu institusi atau perusahaan dengan mengadakan perjanjian terlebih dahulu. Tanggal, waktu da tempat telah disepakati oleh tamu dan orang yang dimaksud. Yang harus dilakukan ialah:

o   Apabila tamu datang, usahakan tidak menunggu terlalu lama

o   Segera beritahu pimpinan

·         Tamu tanpa perjanjian: tamu yang datang ke suatu perusahaan tanpa mengadakan perjanjian. Tipe tamu tanpa perjanjian yaitu:

o   Wartawan

Tamu yang berasal dari pers, yang ingin mencari informasi dan berita. Yang harus dilakukan yaitu: harus luwes, pastikan dari surat kabar mana, tentukan layak tidaknya pers,  jika tidak layak boleh ditolak dengan cara yang sopan.

o   Tamu yang mengajukan komplain

Tipe tamu ini merupakan tamu penting dalam sebuah perusahaan. Yang harus dilakukan ialah PR harus bersikap profesional, hormati mereka, sabar, dengarkan keluhan jangan ada kesan menolak. Jika ada bagian pengaduan (costumer service) alihkan pada bagian tersebut.

o   Tamu yang akan memeli produk dan jasa

Tipe tamu yang diharapkan oleh perusahaan

Yang harus dilakukan ialah lakukan perlakuan sebaik mungkin karena merupakan aset perusahaan lalu alihkan ke bagian pemasaran.

o   Tamu yang ingin minta sumbangan

Menghadapi tamu seperti ini memerlukan strategi khusus yaitu ramah dan sopan karena hal ini juga berkaitan dengan citra perusahaan. Jika ada bagian yang mengurusi sumbangan, alihkan ke bagian tersebut. Namun jika eminta sumbangan memaksa dan berlaku tidak sopan, dapat ditolak dengan cara yang halus.

o   Tamu salesman

Tipe tamu seperti ini biasanya menawarkan barang dan jasa, dan karena itu biasanya bersikap memaksa. Jika ada tamu seperti ini PR harus punya kiat yang jitu, karena tamu seperti ini pandai berkomunikasi. Jika ada bagian bagian pengadaan barang dan jasa alihkan tamu tersebut kebagian itu.

Macam-macam tamu berdasarkan yang enerima juga dapat dibedakan menjadi dua yaitu untuk pimpinan dan bukan tamu untuk pimpinan.  Tamu yang dapat diterima oleh pimpinan adalah:

a.       Tamu egawai kantor pegawai sendiri

Untuk menangani pegawai kantor sendiri, seorang PR tidak boleh sembarangan dengan meberi kebebasan dan tanpa ada peraturan. Sebaliknya seoorang PR juga tidak boleh sombog dan sok berkuasa. Apabila pegawai sudah mengadakan janji dengan pimpinan maka PR bisa langsung mempersilhkan pegawai ini untuk bertemu pimpinan,namun jika pegawai belum mengadakan janji dengan pimpinan maka PR harus membicarakan terlebih dahulu  kepada pimpinan

b.      Tamu teman pimpinan

Sekalipun tamu yang datang pada saat itu teman atau sahabat pimpinan, bukan berarti teman atau sahabat itu dapat seenaknya sendiri menemui pimpinan tanpa memperhatikan waktu dan kesempatan yang dimiliki oleh pimpinan. Disinilah peran PR untuk mengatur kapan tamu itu dapat bertemu dengan pimpinan. Jika sudah membuat janji maka teman atau sahabat itu dapat langsung bertemu, namun jika belum membuat janji ia harus menunggu waktu luan untuk dapat bertemu pimpinan.

c.       Tamu  pejabat pemerintahan

Tamu pejabat pemerintahan ialah tamu yang berasal dari instasi pemerintahan yang datang ke suatu perusahaan atau suatu institusi. Tamu pemerintahan yang sering datang biasanya ialah dari kantor pajak dan DEPNAKER. Tamu pemerintahan yang datang ke instasi atau perusahaan dapat dibedakan menjadi dua yaitu:

o   Tamu pemerintahan yang bersifat kunjungan rutin

o   Tamu pemerintahan yang bersifat khusus

d.      Tamu keluarga pimpinan

Tamu keluarga pimpinan juga tidak bisa seenaknya sendiri menemui pimpinan, mereka juga harus mematuhi aturan yang berlaku di perusahaan tersebut. Aturan yang berlaku buat mereka adalah aturan perusahaan atau institusi bukan aturan didalam rumah tangga mereka.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh PR ketika mereka menerima tamu yaitu:

1.      Tanyakan nama tamu,perusahaannya, dan maksud kedatangannya

2.      Apabila dia harus menunggu, usahakan agar dia harus menunggu dengan senang

3.      Putuskan siapa yang dapat menemui atasan anda, siapa yang tidak ingin ditemuinya. Putuskan juga siapa yang dapat  dilayani orang lain dan siapa yang dapat dilayani sendiri

4.      Kalau ada seseorang yang tidak inginditemui atasan anda, harus bijaksana dalam menjelaskannya. Jelaskan  dengan sopan tetapi tetap profesional.

Persiapan Menerima Tamu

            Tamu ialah raja, demikin selogan yang sering muncul di perusahaan atau instansi-instansi tersebut sebagai wujud penghormatan dan penggambaran bahwa seorang tamu adalah individu atau orang-orang yang penting bagi perusahaan atau lembaganya.

            Karena pendapat dan pandangan ini, suatu perusahaan atau instansi selalu berusaha memberikan pelayanan yang baik terhadap tamu-tamu yang datang. Mulai dari persiapan sampai dengan penyambutan dilakukan dengan cara yang maksimal.

            Ada beberapa hal yang pelu dipersiapkan ketika kita menerima tamu, yaitu :

1.      Tempat duduk

Tempat duduk yang perlu dipersiapkan untuk tamu sangat sangat di tentukan oleh jumlah tamu yang datang. Apabila tamu itu hanya satu atau dua orang, maka tempat duduk yang disediakan cukup tempat duduk di ruang tamu kantor kita.

            Tetapi apabila tamu yang datang dalam bentuk kelompok atau rombongan, maka kita perlu siapkan tempat duduk dalam jumlah yang banyak. Hal ini berhubungan dengan ruangan yang akan kita pilih, apakah itu bentuk aula atau bentuk ruang tamu biasa.

2.      Meja kerja anda

Tempat ini dipilih apabila tamu datangsecara individual. Sehingga persiapan kita untuk menyambut kedatangannya cukup di ruang kerja kita.

3.      Minuman

Minuman merupakan hal yang paling pentinng yang tidak dapat kita lupakan untuk menghormati tamu kita. Minuman apa yang kita sajikan dapat kita sesuaikan dengan kebiasaan di kantor kita. Seperti kebiasaan kita pada umumnya, teh merupakan sala satu minuman yang paling sering kita sajikan. Tetapi perlu diingat, teh merupakan minuman khas orang jawa dan tidak semua orang suka teh. Oleh karena itu,ketiak anda ingiin mempersiapkan minuman untuk menyambut tamu, lihat dulu siapa tamunya apakah dia orang yang suka minum teh atau yang bukan. Orang-orang dari luar negeri, seperti Amerika tidak suka minum teh.

4.      Siap dikantor sebelum tamu tiba

Seorang tuan rumah yanng baik adalah seorang tuan rumah yang sudah siap di rumah atau di kantor sebelum tamu datan. Hal ini mennjukkan penghormatan tuan rumah terhadap tamunya. Oleh karena itu, sebagai tuan ruamah yang baik sudah selayaknya datang di rumah atau kantor sebelum tamu itu datang.

Cara Menerima Tamu

            Supaya tamu yang datang ke perusahaan atau instansi kita merasa diperlakukan dengan baik, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penerima tamu. Hal ini di sebabkan karena keterbatasan pengetahuan dari tamu tentang lingkunagn sekitar kantor kita.

            Keterbatasan pengetahuan dari tamu tentang lingukunagn sekitar kantor kita bisa di sebabkan karena tamu tersebut baru pertama kali datang ke kantor kita, atau juaga disebabkan karena tamu tersebut belum mengenal kantor atau instansi kita. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk menerima tamu, yaitu :

1.      Penjemputan dan penginapan tamu

Penjemputan tamu menjadi hal yang sanngat penting dan sangat membantu untuk tamu yang datang ke kantor kita. Terlebih untuk tamu yang baru pertama kaili datng ke kantor kita. Dengan adanya penjemputan akan memeperkecil kemungkinan dia untuk salah masuk bagian ruang dari kantor kiata. Selain itu, penjemputan merupak wujud dari penghormahtan kita terhadap tammu yanng datang.

            Untuk tanu yang datang dari luar kota, penginapan menjadi kebutuhan yang sangat urgen. Akan sangat memebangu apabila penginapan yanng dibutuhkan oleh tamu sudah kita persiapkan sebelumnya.

2.      Ucapan selamat di tempat penginapan

Kalau tamu yang datang langsung ke kantorkita, maka ucapan selamat datang dapat kita lakukan di kantor kita. Tetpi apabila tamu kita berasal dari  luar kota dan tempat pertama yang mereka datangi adalah penginapan, maka kita harus memberiakn sambutan dan ucapan selamat datang di tempat dimana ia menginap. Hal ini dilakukan sebagai bentuk perhatian kita terhadap tamu yang jauh-jauh datang dari luar kota.

3.      Sediakan perlengkapan kantor

Perlengkapan penting yang dibutuhkan seorang tamu adalah meja,telephone dan alat tulis. Oleh kerena itu di tempat penginapan dia sediakan perlengkapan tersebut.

4.      Tawarkan untuk mengarur trasportasi tamu pada waktu pulang

Pelayanan ini menjadi satu bentuk perhatian yang besar dari tuan rumah.pelayanan trasportasi ini sangat membantu tamu anda dan memebuat mereka menjadi lebih nyaman dan sangat dihargai

            Hal-hal inilah yang harus diperhatikan oleh tuan rumah,sehingga tamu kita akan merasa nyaman. Hal ini adalah kelajutan hubungan antara perusahaan atau instansi kita dengan tamu yang datang.

            Pada waktu menerima tamu, sikap,tindakan serta cara berbicara seorang sekertaris menjadi slah satu faktor penting yang harus di perhatikan. Seorang tamu akan merasa di hargai dan di hormati berdasarkan sikap, tindakan serta cara berbicara yang ditunjukkan oleh seorang sekertaris. Oleh karena itu, ada beberapa sikap dan tindakan yang harus diperhatikan.sikap ramah,sopan dan menarik merupakan sikap dan tindakan yang harus ditunjukkan oleh seorang sekertaris atau PR.

            Dalam pembicaraan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh seorang sekertaris, adalah:

1.      Ketika berbicara dengan tamu usahakan pembicaraan tidak melantur kemana-mana. Fokuskan pada pembicaraan yang semestinya.

2.      Sikap menarik dan ramah harus di jaga. Oleh karena itu, ketika berbicara, berbicalah dengan lembut dan manis tetapi tetap dalam freme pembicaraan dan masalah yang dibahas.

3.      Berbicaralah dengan menggunakan waktu yang efisien.

Dalam hal bantuan, seorang sekertaris harus siap membantu setiap tamu yang datang ke perusahaan atau instansi. Bantuan merupakan wujudperhatian perusahaan terhadap tamu yang datang. Tetapi,bantuan yang di maksud merupakan bantuan yang profesional. Hal yang perlu diperhatikan sekertaris atau PR ketika mereka memberikan bantuan kepada tamu. Hal itu adalah :

1.      Seorang sekertaris hendaknya menunjukkan sikap yang siap membantu dalam konteks membantu yang profesional.

2.      Ketika memberikan bantuan kepada tamu, hendaknya bersifat diplomatis dan profesional.

3.      Siapkan informasi yang dibutuhkan oleh tamu, sehinggan apabila tamu membutuhkan informasi sekertaris dapat memberikan jawaban.

4.      Perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan untuk menyambut tamu juga perlu disiapkan sebelumnya. Seperti, apabila tamu harus di jemput di bandara maka sekertaris hharus menyediakan mobil sebagai sarana penjemputan.

Prosedur Menerima Tamu

            Beberapa prosedur yang bisa dilaksanakan ketika kita menerima tamu supaya tamu kita merasa dihargai dan nyaman berada di kantor kita. Prosedur ini dapat kita laksanakan tergantung pada keberadaan meja reseption. Maksudnya, apakah di kantor kita ada meja reception atau tidak.

1.      Apabila ada meja reception :

Apabila ada meja reception. Maka tamu diteriam oleh reception. Prosedur yang dapat dilakukan oleh seorang sekertaris ketiak ia menerima tamu adalah :

·         Sekertaris atau PR menjemput tamu dimeja receptionist lalu dibawa ke kantor

·         Mulai dari pembicaraan yang ringan, misalnya bagaimana selama di perjalanan tadi?kemudian baru masuk pada pembicaraan pokok tetang tujuan kunjungan.

·         Jawab setiap pertanyaan dengan sopan.

2.      Apabila tidak ada meja reception :

Apabila kantor anda tidak ada meja reception maka sekertaris atau PR yang bebrperan sebagai reception dan langsung menerima tamu tersebut. Untuk seorang PR, setelah dia berperan sebagai seorang reception kemudian tamu diantar keruangan untuk menerima tamu tersebut. Mulai dengan percakan ringan kemudian percakapan yang pokok sesuai dengan tujuan.

Untuk seorang sekertaris, setelah dia berfungsi sebagi reception, mintalah tamu mengisi buku tamu bila di perlukan. Setelah selesai, antarkan tamu ke ruangan runggu sebelum menemui orang yang di maksud.

            Mempertemukan Tamu dengan Atasan

                        Seorang tamu yang datang ke suatu perusahaan atau suatu instansi biasanya tidak dapat bertemu langusung dengan pimpinan. Sekertaris yang bertugas untuk mempertemukan tamu dengan pimpinan. Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mempertemukan tamu dengan atasan , yaitu:

1.      Apabila mereka sudah saling kenal, langsung kataakn pada tamum bahwa atasan anda siap untuk menerima tamu.

2.      Apabila mereka belum saling kenal atau tamu jarang datang , temani tamu sanpai  bertemu dengan atasan anda. Cara memperkenalkan : Orang yang posisinya lebih tinggi atau wanita, namanya disebutkan terlebih dahulu.

Yang harus dilakukan apabila tamu harus menunggu

      Tidak jarang karena suatu kesibukan atau karena permasalahan khusus,maka seorang tamu harus menunggu ada beberapa cara yang dapat digunakan oleh seorang sekertaris atau seorang PR apabila tamu harus menunggu :

1.      Terangkan mengapa harus menunggu dan katakan bahawa pimpinan anda akan segra menerima

2.      Buatlah tamu merasa nyaman. Misalnya dengan menawarkan minuman, majalah atau koran untuk dibaca. Tawarkan apabila tamu perlu menelfon ke luar.

3.      Jangan memulai pembicaraan dengan tamu yang sedang menunggu, tetapi apabila tamu itu kelihatan ingin mengajak bercakap-cakap, tanggapilah dengan sopan. Berbicaralah tentang topik yang ringan dan tidak menyangkut bisnis secara detail.

4.      Jangan biarkan tamu menunggu terlalu nama. Kalau masih harus menunggu untuk waktu yang cukup lama, tawarkan apakah tamu masih bersedia untuk menunggu atau membuat janji baru.

Mengantar Tamu Keluar

      Kadang-kadang seorang tamu bertemu denngan atasan anda lebih lama daripada yangn di janjikan. Dalam hal ini anda harus mengingatkan atasan anda dengan cara mengatakan bahwa beliau harus menghadiri rapat atau menemani tamu yang lain. Anda dapat menggunakan secarik catatan untuk deberikan kepada beliau.

      Pada saat tamu akan pergi, anda perlu mengantarkannya sampai ketangga atau pintu keluar, terutama bila tamu tersebut tidak terbiasa dengan kantor anda. Tujuannya supaya tamu “ selamat” keluar dari kantor anda dan tidak salah masuk keruangan kantor anda yang lain.